Zo voer je een verzuimgesprek

Zo voer je een verzuimgesprek

bron: PW I 20 juni 2017 I

Verzuim is duur. Wanneer een werknemer dus een onverwachts hoog ziekteverzuim heeft, of zich opvallend vaak op bepaalde dagen in de week ziek meldt, is het tijd voor een goed gesprek. Hoe voer je een verzuimgesprek?

Zo voer je een verzuimgesprek
In het Grote Gesprekkenboek geven auteurs Jacco van den Berg en Mecheline Klijs een gespreksmodel voor het verzuimgesprek. Van belang is om het gesprek goed voor te bereiden.

Stap 1: opsommen van de feiten
De leidinggevende informeert de medewerker aan de hand van een verzuimoverzicht over zijn verzuim. Hij geeft aan dat de medewerker frequent of langer dan gebruikelijk verzuimt of dat er een patroon (bijvoorbeeld altijd op vrijdag) waarneembaar is.

Tip!
Het is hierbij belangrijk dat de leidinggevende laat merken dat hij zich goed op het gesprek heeft voorbereid. Neem bijvoorbeeld een uitdraai van de meldingen mee. Hij heeft overzicht en kan feitelijk duiden dat het verzuim afwijkt van gemiddelden of van de opgestelde regels (‘Binnen onze organisatie wordt bijvoorbeeld met iedere medewerker die zich een derde keer binnen een periode van twaalf maanden ziek meldt een verzuimgesprek gevoerd’) uit het verzuimprotocol. Door het rustig opsommen van de feiten zet de leidinggevende de toon van het gesprek.

Stap 2: opsommen van de gevolgen
De leidinggevende maakt aan de medewerker de gevolgen van zijn, regelmatig terugkerende afwezigheid duidelijk. Bijvoorbeeld het steeds opnieuw regelen van vervanging, lessen die uitvallen, vergaderingen die moeten worden geannuleerd, een project dat vertraging oploopt, et cetera.

Tip!
Het is belangrijk dat de leidinggevende in het gesprek niet praat over de klachten, maar over de consequenties van de afwezigheid van de medewerker. Hij roept zijn medewerker dus niet ter verantwoording, hij wil een oplossing voor de verzuimoorzaken.

Stap 3: reactie van de medewerker
Nu is de medewerker aan het woord en geeft antwoord op de vraag die zijn leidinggevende zo juist heeft gesteld: ‘Wat is volgens jou de reden dat jij de afgelopen twee maanden, vier keer op vrijdag afwezig was? Want als de oorzaak werkgerelateerd is, kan ik er misschien iets aan doen’.

Tip: sta niet bij voorbaat met uw mening klaar
Het is belangrijk dat de leidinggevende het verzuim beschouwt als een signaal en een reden voor aandacht. Ook als de leidinggevende zo zijn bedenkingen over het verzuim heeft, houdt hij deze vooralsnog voor zich. De leidinggevende benadrukt het belang dat hij hecht aan oplossingen en laat hierbij de medewerker aan het woord. Hij Luistert, vat Samen en vraagt Door (LSD-principe).

Stap 4: bedenken van oplossingen
Als de oorzaken van het ziekteverzuim werkgerelateerd zijn, gaan de gesprekspartners samen op zoek naar een oplossing. Voorbeelden van werkgerelateerde oorzaken zijn: fysiek te zwaar werk, een onprettige werksfeer, weinig uitdagend werk, geen ontwikkelingsmogelijkheden of wellicht een verstoorde arbeidsrelatie.

Stap 5: maak afspraken
De laatste stap wordt in de praktijk vaak vergeten en dan heeft een verzuimgesprek weinig zin. Zeker met zwart- en grijsverzuimers is het noodzakelijk ijkmomenten in de nabije toekomst af te spreken en de afspraken schriftelijk vast te leggen.